Le fonctionnement des institutions a besoin de moyens financiers conséquents, ainsi va toute économie poursuivant des objectifs clairement définis. Le budget sert à payer les factures, le personnel et toute dépense liée à la bonne marche d’une institution. Au sein de toute entreprise, qu’elle soit privée ou publique, quelle que soit sa taille en terme d’effectif ou de chiffre d’affaires, le besoin et la nécessité d’établir un budget sont primordiaux : on ne fonctionne pas à l’aveugle. Voir ou va l’argent en terme de ligne budgétaire permet d’affecter les sommes adéquates aux différents comptes composants le budget. Comment procède-t-on ? Généralement avant chaque fin d’année – appelée « exercice » en terme comptable – la préparation de l’exercice suivant se fait pressante. Alors, se succèdent des débats entre le personnel concerné ou chacun suivant les statistiques des exercices précédents et des besoins réels propose des montants susceptibles d’être affectés pour les comptes dont la gestion leur est confiée.
Ainsi, après maintes palabres, on parvient à un équilibre mettant en accord les concernés : l’aisance dans le fonctionnement de l’institution étant hautement recherchée. Généralement, deux types de budget sont débattus lors de ces réunions : le budget d’Équipement et le budget de Fonctionnement. Le premier comme son nom l’indique pourvoit l’argent nécessaire pour l’investissement en équipements jugés utiles pour le développement de l’institution. Seul le deuxième type sera développé ici, à savoir le budget de Fonctionnement.Comme pour la confection du budget, plusieurs acteurs entrent en jeux. Il y’a avant tout ceux qui dépensent l’argent affecté à tel ou tel compte ; ils décident donc de la somme à dépenser et à quel moment opportun ; ils engagent une dépense réservant ainsi une somme d’argent dument constatée par facture ou tout autre moyen légal : c’est l’Engagement. A la base nait le besoin de dépense qui est soumise à l’aval de la hiérarchie pour validation, puis au contrôle de gestion (contrôleur financier dans la fonction publique) pour visa définitif : ainsi la responsabilité de la dépense est engagée.
A cet effet un document structuré appelé Fiche d’Engagement est établi. Le document ainsi visé par le contrôleur financier, accompagné des pièces justificatives (Facture, Bon de commande, …) est transmis au service compétent pour paiement. Le Paiement est assuré après vérification d’usage par le financier de l’institution ou l’agent comptable par un virement ou une remise de chèque suivant le Mandat de Paiement établi à cet effet. Les services et les fournitures diverses en prévision, mettent l’institution en relation avec une un grand nombre de Fournisseurs susceptibles d’être retenus. L’institution choisit ceux qui conviennent le mieux en général. Dans ce qui suit, nous œuvrerons à faire une démarche pédagogique avec les termes qui conviennent le mieux autant que faire se peut : l’objectif principal étant la mise en production de l’application professionnelle @GP3m Budget (**) sous Windows en mode client/serveur dans toutes ses fonctionnalités.
Cette application de gestion financière professionnelle fait partie d’un ensemble de modules élaborés sur le modèle de la fonction publique s’applique en fait à toute sorte d’institutions. Cette introduction se veut comme une présentation rapide incitative, donnant une vue d’ensemble du produit logiciel commercialisé par AKX (***) Entreprise algérienne créé en 1989. Dès le début des années 2000, plusieurs institutions ont acquis la version commerciale, pour certaines avec les sources. Le présent travail est structuré pour le présenter au lecteur comme un ensemble de textes qu’il peut lire et consulter au besoin : « Le livre @GP3m Budget », un guide pour une meilleure mise en production. Cette présentation donne une idée de ce qui se cache derrière : les termes en gras correspondent à des tables formées en SQL Server. Les enseignants, les étudiants, les professionnels de l’informatique et les institutions en général trouveront bien leur compte : la gestion et l’informatique s’entremêlent. Des connaissances en SQL seront des atouts confortables pour une personnalisation poussée après recompilation des sources.
- (*) Une définition plus académique stipule : « acte prévisionnel par lequel dépenses (et les recettes) sont prévues
- (valorisées) en vue d’un exercice annuel (Budget de Fonctionnement) ou pluriannuel (Budget d’Équipement) ».
- (**) Acronyme @kx General Planification for 3 third millennium
- (***) Marque déposée en Algérie
Les premiers ordinateurs ont été crées pour les gros calculs des scientifiques et des gestionnaires. De nos jours, l’informatique s’est vraiment démocratisée et accessible à tous, même nos petits enfants s’amusent bien avec « l’outil informatique » (Smartphones, tablettes et PC). Au sein des institutions l’informatique dite de gestion a fait son chemin depuis bien longtemps. Actuellement, il est primordial, pour mener à bien, en milieu professionnel une gestion budgétaire, de recourir fortement aux moyens technologiques high-tech. Cerner de manière à la fois globale et détaillée les finances demande la mise en place d’une application logicielle en mode client/serveur autant que possible, cela enrichie l’utilisation du réseau au sein de l’institution. Nous pensons que cette façon de procéder donne accès aux concernés avec plus de sécurité. Manager une application fait appel à une connaissance des règles à appliquer strictement dans leur contexte.
L’objectif recherché ici est de guider l’utilisateur d’«@GP3m BUDGET » pour une meilleure prise en main au quotidien du logiciel dans toutes ses fonctionnalités. Le lecteur est sensé connaitre l’utilité d’un budget, cependant chaque élément d’une gestion budgétaire est expliqué succinctement – une certaine hiérarchie est établie pour comprendre la préparation et l’exécution du budget de fonctionnement : l’engagement, la prise en compte, le transfert et le mandatement notamment. Ainsi, le budget pour simplifier les choses est une somme d’argent réservée pour effectuer des dépenses relatives à différentes lignes budgétaires ou comptes bien identifiées (dans @GP3m BUDGET l’identification se fait de manière classique par la section, la sous-section, le chapitre et l’article-paragraphe, propriétés utilisées ensemble comme clé composite avant l’avènement en SQL).
Ce guide décrit comment s’exécutent les fonctions du produit logiciel dans ses différentes facettes accessibles par les menus proposés : Budget, Mandats, éditions, Sécurité des données…. Des commentaires en bas de page seront présents à chaque fois que cela semble nécessaire pour mieux éclairer l’utilisateur. Avant d’entrer dans le vif du sujet ou l’exploitation au quotidien du logiciel, les conditions nécessaires à son utilisation seront passées en revue en premier lieu : Plateformes Windows, Installation Base Données SQL server, Installation @GP3m BUDGET, Configuration ODBC et Connexion sécurisée, l’organisation autour du produit et les codes sources commentés légèrement. Après la décision de faire éditer en standard ce qui était que le manuel de l’utilisateur, un remaniement profond s’avérait nécessaire. Ainsi des compléments, des corrections, des ajouts de paragraphes étaient à l’ordre du jour. L’historique, les aspects conceptuels, les contraintes, la bibliographie et l’annexe complètent ce travail.
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